L'un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées dans le paysage commercial actuel est la protection proactive des données sensibles des clients, des informations financières, des dossiers médicaux, etc. Vos clients vous confient leurs informations sensibles et toute violation externe peut avoir des conséquences irréparables pour vos clients et votre entreprise.
Afin de réglementer la protection de ces données, le gouvernement a récemment mis en œuvre de nombreux actes et lois qui établissent des normes pour l'enregistrement et le stockage de ces données.
La protection de vos clients et le respect des lois sont les raisons pour lesquelles nous recommandons l'utilisation d'un destructeur de documents à tous ceux qui traitent des documents physiques confidentiels contenant des informations sensibles. Lisez la suite pour savoir comment choisir un destructeur de documents adapté à vos besoins.
De quelle taille de destructeur ai-je besoin ?
La première question à se poser est de savoir de quelle taille de destructeur j'ai besoin. Nous recommandons généralement un petit destructeur de bureau pour un bureau de 1 à 5 personnes qui déchiquettent régulièrement. Pour les bureaux plus importants, qui déchiquettent de manière régulière et quotidienne, nous recommandons d'opter pour un destructeur de bureau centralisé de plus grande taille. Pour les gros travaux, les projets spéciaux et le déchiquetage continu, il est préférable d'opter pour un appareil à grande capacité. Ce sont généralement les appareils les plus chers, mais ils sont les plus efficaces pour le déchiquetage en continu de gros volumes.
Vous devez également tenir compte des dimensions du destructeur par rapport à l'espace dont vous disposez. Allez-vous le placer sous votre bureau, dans un coin du bureau, dans un placard, dans l'entrepôt ?
Les dimensions du destructeur sont également liées à la taille de la corbeille. Si vous disposez de l'espace nécessaire, nous vous recommandons d'opter pour un destructeur doté d'un bac de grande capacité. En effet, le bac sera moins souvent vidé, ce qui peut s'avérer fastidieux et fastidieux pour vos employés. Nos destructeurs ont une capacité allant de 20 litres à 300 litres.
Quels matériaux peuvent être déchiquetés ?
La question suivante que l'on doit se poser à propos d'un destructeur de documents est la suivante : quels sont les éléments qu'il peut facilement déchiqueter ? Les trombones, les agrafes, les cartes de crédit, les CD et les DVD sont des objets courants qui doivent être déchiquetés, mais ils peuvent tous provoquer une usure excessive de la lame de coupe si le destructeur n'est pas conçu pour les traiter. Au fil du temps, le broyage excessif de ces matériaux sur un broyeur de qualité inférieure peut ralentir la productivité et causer des dommages permanents. Il est important de se demander comment ces types d'objets affecteront la longévité et la productivité de l'appareil.
De quoi est fait le broyeur ?
L'une des étapes les plus importantes pour déterminer la durabilité et la longévité d'une déchiqueteuse est d'apprendre et de comprendre de quels matériaux elle est faite. De nos jours, la plupart des lames de coupe des broyeurs sont fabriquées à partir d'un modèle en composite noir qui est extrêmement tranchant et fonctionne très bien au début, mais qui a tendance à s'émousser rapidement. Si vous recherchez un appareil qui dure, préférez un modèle dont la roue de coupe et l'arbre sont en acier, car ils sont de bien meilleure qualité.
Les broyeurs de papier que nous proposons sont fabriqués en acier de Solingen (Allemagne), qui est utilisé pour la fabrication de certaines des lames les plus performantes au monde.
Revenons à notre article habituel...
L'autre élément à prendre en compte est la construction de l'armoire. La plupart des armoires actuelles sont fabriquées en bois massif, qui résiste bien et ne devrait jamais poser de problème. Toutefois, si vous vivez ou travaillez dans des conditions très chaudes et humides, vous pouvez envisager un meuble en panneaux de fibres à densité moyenne (MDF), qui sont plus solides et plus denses. Ce type de bois résiste mieux à la chaleur et à l'humidité que le bois ordinaire.
Coupe croisée, coupe en bandes ou micro-coupe
Les différents types de broyeurs se distinguent par le type de coupe que les lames effectuent. Cela influe directement sur la difficulté pour quelqu'un de réassembler le document. Ces différents destructeurs sont tous fabriqués à partir du même système, mais diffèrent par le type de tête de coupe qu'ils possèdent.
Coupe droite
Le type de destructeur le plus courant, que l'on trouve généralement dans les écoles, les foyers, les petits bureaux, etc. Ces modèles coupent le papier en lignes droites, produisant des bandes qui ressemblent à des spaghettis. Il s'agit du niveau de sécurité le plus bas, mais ils sont couramment utilisés en raison des avantages qu'ils présentent par rapport aux autres modèles en termes de vitesse de déchiquetage. Notre destructeur le plus populaire, par exemple, le 2604 de IDEAL à coupe en bandes, a une capacité de déchiquetage de 27 à 30 feuilles, alors que les modèles à coupe transversale ont une capacité moyenne de 14 à 25 feuilles. Cela peut faire une énorme différence lors du déchiquetage de grandes quantités de papier.
Coupe croisée
Ce type de destructeur transforme le papier en petits morceaux qui ressemblent à du fromage râpé. Il est beaucoup plus sûr que les destructeurs à coupe croisée et est généralement exigé par les entreprises des secteurs de la finance et de la santé.
Les lois HIPPA, par exemple, stipulent que « pour les PHI contenus dans des documents papier, déchiqueter, brûler, réduire en pulpe ou pulvériser les documents de manière à rendre les PHI essentiellement illisibles, indéchiffrables et autrement impossibles à reconstituer » (hhs.gov). Cette exigence est exactement la même que celle des lois GLB et doit être respectée par toutes les institutions financières. Une institution financière, telle que définie par la FTC, « s'applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, qui sont “engagées de manière significative” dans la fourniture de produits ou de services financiers. Cela inclut, par exemple, les sociétés d'encaissement de chèques, les prêteurs sur salaire, les courtiers en prêts hypothécaires, les prêteurs non bancaires, les évaluateurs de biens personnels ou immobiliers, les préparateurs d'impôts professionnels et les services de messagerie.
La Safeguards Rule s'applique également aux entreprises telles que les agences d'évaluation du crédit et les opérateurs de guichets automatiques qui reçoivent des informations sur les clients d'autres institutions financières » (ftc.gov). Pour satisfaire à cette norme, les institutions financières et les prestataires de soins de santé sont tenus d'utiliser des déchiqueteuses à coupe transversale pour l'élimination de tous les dossiers de leurs clients.
Micro-coupe
Les agences gouvernementales constituent le plus grand marché pour les destructeurs de documents à micro-coupe. Ces appareils sacrifient la vitesse pour obtenir la plus petite taille de particules à ce jour. Il est pratiquement impossible de reconstituer les déchets produits par cette machine, qui produit des particules de 0,8 x 5 mm (1/32 x 3/16 pouces). Il s'agit du moyen le plus sûr d'éliminer des documents confidentiels, mais il n'est pas nécessaire pour la plupart des entreprises et des organismes.
De quel niveau de sécurité ai-je besoin ?
Niveau 2
Ce niveau de sécurité est utilisé pour désigner les destructeurs de documents coupés en bandes. Certains fabricants appellent ces appareils « niveau 3 », mais la différence entre un destructeur de niveau 2 et un destructeur de niveau 3 est minime, voire inexistante. Les appareils de ce niveau de sécurité produisent des particules d'une taille de 4 mm. Comme indiqué ci-dessus, ces machines sont généralement utilisées dans les écoles, les petits bureaux et les foyers. Elles sont parfaites pour les industries dont les exigences légales sont minimales et qui doivent détruire des documents contenant des dates de naissance et des numéros de sécurité sociale.
Niveau 4
Un destructeur de niveau 4 produit des particules de 4 x 40 mm. Il répond aux exigences des lois susmentionnées pour les organismes financiers et de santé.
Niveau 5
Un destructeur de niveau 5 est également classé comme un modèle à coupe transversale, mais il broie des particules encore plus petites qu'un modèle de niveau 4. La taille des particules produites par ce modèle est de 2 x 15 mm. Nous recommandons ce modèle aux institutions financières et de santé qui souhaitent renforcer la sécurité de leurs clients.
Niveau 7
Il s'agit du niveau de protection le plus élevé en matière de déchiquetage de documents. Cette désignation n'est attribuée qu'aux destructeurs Micro-Cut. Certains fabricants appellent ces unités le niveau 6 de sécurité, mais la différence entre un destructeur de niveau 6 et un destructeur de niveau 7 est minime, voire inexistante.
Tous les appareils portant cette désignation sont conformes aux lois fédérales sur la protection de la vie privée, telles que le Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA), et sont approuvés par la National Security Agency, le Central Security Service et le Department of Defense pour le déchiquetage de documents très secrets.
À quelle vitesse mon destructeur peut-il déchiqueter ?
La réponse à cette question se trouve dans la capacité et la vitesse de destruction de la déchiqueteuse. La meilleure façon d'expliquer ce concept est de prendre un exemple.
Prenons l'exemple de la coupe croisée 4002 de IDEAL.
La capacité de destruction de l'unité de sécurité de niveau 4 est de 24 à 26 feuilles de papier à la fois (calculée en utilisant du papier d'imprimante ordinaire, format A4. Cela signifie que vous pouvez placer 24 à 26 feuilles de papier dans l'alimentation en même temps sans surcharger l'appareil. Ce modèle a également une vitesse de déchiquetage de 7,5 par minute. Si l'on multiplie cette vitesse par la capacité de 26 feuilles, on obtient un total d'environ 650 feuilles par minute. Cette formule peut être appliquée à n'importe quel destructeur pour déterminer la vitesse à laquelle il peut déchiqueter à sa capacité maximale.
Autres considérations
Moteurs à fonctionnement continu
Une condition presque indispensable pour les déchiquetages de bureau de grande envergure. Un moteur à fonctionnement continu évite le problème de la période de refroidissement après une utilisation prolongée et permet à la déchiqueteuse de fonctionner en continu. Cela permet aux utilisateurs de déchiqueter avec une efficacité maximale pendant de longues périodes.
Huilage automatique
Huiler votre broyeur permet de le maintenir en parfait état de fonctionnement et d'éviter la dégradation de la lame de coupe. Nous recommandons toujours de huiler régulièrement votre machine, qu'il s'agisse d'un modèle de bureau, d'un modèle centralisé ou d'un modèle à grande capacité. Si votre destructeur est appelé à être utilisé de manière intensive, vous devriez envisager d'acheter un appareil équipé d'un graisseur automatique ou d'acheter un accessoire pour le modèle que vous avez choisi. Vous éviterez ainsi d'oublier de huiler votre appareil et de devoir le faire manuellement.
Exigences électriques
Chaque broyeur a des exigences différentes en ce qui concerne la tension nécessaire pour faire fonctionner l'appareil. Les destructeurs de grande capacité, en particulier, ont des exigences électriques élevées, et nécessitent parfois même une ligne dédiée à la machine. Nous recommandons toujours de vérifier ces exigences avant l'achat.
Garantie
C'est un point sur lequel vous devriez vous renseigner pour chaque achat important que vous faites ! La garantie offerte par une entreprise reflète généralement la confiance qu'elle a dans son produit. Portez une attention particulière à la garantie offerte par l'entreprise sur les lames de coupe, car c'est la pièce qui s'émousse le plus souvent.